报销教程¶
报销材料管理与自动生成系统
新建计划书.jpg，如果不出意外今年内可以开发完。
报销要准备哪些材料？¶
- 团学活动申请表（审批后），需要理事会团委老师签字盖章
- 票据：正规发票；清单
- 活动项目新闻稿（最好有）
票据的要求？¶
担心票据不太对？可以先学习总体的规范，后面小节将结合具体案例，给出不少例子！
正规发票样例
近年发票更新换代，这里列出两个版本的电子发票以供参考。后文列出的一些要素可以在这些发票中找到。（部分信息已经隐去）
看章：两个章（新版发票不需要出票单位的“发票专用章”）。票据必须带有“全国统一发票监制章”。发票须加盖出票单位的“发票专用章”，否则，视为无效发票；椭圆形章，并有税号；发票上的章号或税号要求一致。发票内容与公司经营业务必须对应，例如电子经营部、电脑设备经营部、 办公设备经营部的打印、海报制作发票不予报销。
看抬头：发票付款单位填写“中国科学技术大学”的全称，不可以为其他形式。需填写税号：12100000485001086E。没写这两个的发票需要重开。
发票抬头信息要求
单位名称：中国科学技术大学
税 号：12100000485001086E
地 址：安徽省合肥市金寨路96号
电 话：0551-63637262
开户银行：中国银行合肥蜀山支行营业部
银行账号：184203468850
看其他内容：
- 发票金额大小写必须完全一致
- 发票正面不得有任意形式的涂改，否则无效
- 发票开具的开具日期需在活动日期内，如果不在请写说明
- 发票内容应逐一填写所购物品品名、数量、单价及金额
提示
如果发票上只有模糊的品类，如「工艺品」等，需要按情况分类：
- 如果包含多个不同的物件，则必须提供清单，比如印刷品往往只有打印费这一项，但是包含设计费用、印刷费用、展架费用等，需要在清单中说清楚，并且清单上需要盖打印店的发票专用章或者公司公章（一般打印店会提供好清单）
- 如果都是一个物品（前提是订单和发票金额直接相等），比如「菜狗玩偶」写成了「摆件」，则可在发票打印件「摆件」字样下方注明这对应总清单上哪个 item
特殊发票：
- 手写发票：发票各联要用黑色签字笔一次性复写，单联填写无效。手写发票请注意填写票据开具时间，票据日期必须在活动执行期间，如有特殊情况应说明原因。发票金额栏填写时务必填写规范，切勿用斜杠代替“.00”等
- 租赁发票：服装、器材、设备等租赁发票要求开具清单，清单内容包括，租赁物品种类，数量，计费方式，总额，加盖财务章。
- 网购发票：网购发票需提供截图，并另附收件人学号。
- 租车发票：市内交通费每张票据均应注明乘车人、起止地点、具体事由；网约车费报销需提供发票、用车清单、支付记录并逐一说明具体事由；租赁车费（科考协会）用报销需提供发票，用车明细单（注明用车时间、车型、里程、收费标准、车牌号等信息，并加盖租赁公司公章），并说明具体公务事由。
- 其他差旅费，必须保留好住宿发票、往返火车票、电子行程单，登机牌等票据（报销标准为二等座、硬座、二等软座，轮船三等舱，飞机二等舱）。提前准备好行程单等相关证明。要求审批表、车票和住宿证明（行程单或住宿发票）显示时间一致，区间一致。
奖品签领单：报销活动用奖品发票需另附奖品发放的签领单。签领单上需注明发放奖品的名称、数量（总数需与发票相同），由对应的领奖人亲笔填写自己的姓名、学号确认领取。奖品原则上不向校外人员发放，如果有特殊情况，请提供领奖人姓名，身份，联系方式。签领单必须是原件，不接受复印件。如果奖品没发完，要注明剩余的去哪里了。
实践提示
- 如果是水杯、公仔等奖品，一般有确切的个数，建议在奖品签领单上提前填好【奖品名字】栏，这样就不需要同学线下再写，也方便计数
- 如果是明信片、书签这种量大，无法准确签领的物品，尽可能让同学们签领，数量不对问题也不大，财务处一般不会深究
- 如果有某种奖品没有发完，需要核实这种奖品到底发了多少个，还剩下多少个，把这些信息写在报销材料的清单相关处，然后写「剩余的奖品已经妥善放置在办公室/仓库」
其他要求：
- 电子发票：背面写「承诺不重复报销」字样（可打印），字样下方写经办人的姓名、学号
- 发票内容应与清单上的项目与金额相一致
- 单张发票不得超过1000元；单个公司的发票超过1000元须对公转账。与发票开具单位事先沟通协调，并提供公司名称，银行账户，开户行等信息，不接受个人账户
- 网上购买指的是在淘宝店、京东店这种能开发票的地方买，不要在美团、饿了么这种快送过来，没有发票无法报销！
项目报销纸质材料装订推荐顺序¶
- 首页：大字「芳草社某某活动报销材料」，下方写经办人学号、姓名，日期
- 活动审批书（盖章版）
- 总的清单：包括项目名字，单价，数量，总价
- （可选）项目单独开具的清单，如文印店、文具店等
- 发票：电子发票背面要写好字样，纸质发票要粘贴在财务报销专用粘贴单上，大的发票一单一张，小的发票可以多张粘贴在一单上（发票顺序推荐按照总的清单上排列的顺序，方便会计核查）
- 订单截图：网上购买的物品需要提供订单截图，露出订单价格（交易成交价，需要和发票一致，不建议使用优惠券、淘金币等）和订单号、下单时间（截图顺序推荐按照总的清单上排列的顺序）
- 签领单原件
- （可选）票据丢失等可能存在的任何情况的纸质说明，需要团委老师签字
- （可选）活动新闻稿
项目—材料实例解释¶
每个标题下的所有 Tab 展示了这个标题所需要的所有材料。
网上购买活动发的实体奖品
以志愿服务嘉年华提供的「菜狗摆件」为例。
值得注意的点：
- 新版发票，只需要一个章
- 「菜狗玩偶」写成了「摆件」，模糊，则可在发票打印件「摆件」字样下方注明这对应总清单上「菜狗玩偶」
签领表中标明「菜狗」的项目的数量需要和订单一致。
线下文具店购买的实体奖品
以志愿服务嘉年华提供的「定制雨伞文创」为例。
从文具店取得发票原件后，粘贴在专用粘贴单上，在最上方写清楚这对应总的清单中哪一项
发票上品类不够详细，只写了「文具」，需要文具店提供清单。
签领表中标明「定制雨伞」的项目的数量需要和订单一致。
线下联系广告公司布置场地
这种一般选择对公转账，需要计算在前面的「总清单」的总金额之中。老师做单子的时候会帮忙分开。
发票左下方的开户行信息就是对公转账的信息。
找不到了呜呜呜
学专超市买的文具奖品
需要跟学专超市收银员说，需要开发票，他们都懂，一般过一两天会开出。
纸质发票，需要粘贴单。
可以请超市在对应的小票上盖发票专用章，如果小票上的物品名字数量清楚的话就可以作为清单。
和前面一样。
其他注意事项¶
- 不要把「奖品」写成「礼品」、「伴手礼」等，学生活动不能报销礼品！